Mit unseren Mitmenschen persönlich sprechen tun wir immer weniger. Heute schreibt man eine E-Mail, ein Social Media-Status, eine Rückmeldung, eine Mitteilung. In vielen Fällen muss das so sein, in genauso vielen jedoch nicht.
Als ich vor kurzem den folgenden Text las, empfand ich ihn als ein Paradigma unserer Zeit:
Übersetzt heisst dieser
«Hallo. Sie hören meine Combox. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Telefonnummer, und ein verdammt guter Grund warum diese Besprechung nicht schriftlich stattfinden kann.».
Ich las den Text auf Instagram, oder war es auf Facebook…, egal, jedenfalls gemessen an den Likes gefiel die Botschaft vielen Menschen. Als jemand, der ungerne viel und lange telefoniert, fand ich ihn auch lustig , doch machte er mich auf eine gewisse Art und Weise auch nachdenklich…
Ich stellte mir eine Situation vor. Irgendjemand hat sich vorgenommen mit irgendjemandem irgendetwas zu besprechen. Vielleicht zu klären. Vielleicht war das Thema für den Anrufer von Bedeutung. Vielleicht war es dringend. Oder zu persönlich. Vielleicht musste er oder sie die richtige Zeit und Raum finden um dieses Gespräch zu führen. Vielleicht hat sich dieser irgendjemand auf das Gespräch lange und gut vorbereitet. Vielleicht wollte er oder sie das Risiko nicht eingehen in der heutigen Flut des Geschriebenen unter zu gehen. Vielleicht hat schon das Eintippen der Nummer Überwindung gekostet… und dann hörte er oder sie diese Ansage. Je nach Thema und Dringlichkeit hat der Anrufer vielleicht geschmunzelt, vielleicht war er erleichtert, vielleicht war er enttäuscht oder gar genervt. Das wissen wir nicht, was wir aber wissen ist - ein GESPRÄCH zwischen zwei Menschen fand nicht statt und wird möglicherweise auch nicht stattfinden. Ein weiteres Gespräch, das vielleicht zu einer guten Lösung führen könnte, fiel einer «schriftlichen Nachricht» zum Opfer.
In dem Dilemma «schriftlich oder persönlich» stecken viele Menschen. Wir tragen heute mindestens ein Telefon mit uns herum, nicht selten sogar mehr als eines, viele haben noch immer auch einen Festnetzanschluss… aber wehe jemand ruft uns an, und «stört uns». Wir selber tätigen auch ungern Telefonate zu bestimmten Themen. Lieber greifen wir zur Tastatur, als zum Hörer. In der Bewerbungsphase sowieso, denn die Angst der Traum von einer Zusage könnte mit dem Anruf (schneller) platzen (als sonst), ist gross. Als mache das einen wesentlichen Unterschied wann genau uns abgesagt wird… Aber Moment mal, macht ein Anruf vor, während oder nach einer Bewerbung überhaupt Sinn?
Jawohl! und wie! aber wie?!
Ob man es glaubt oder nicht ein gelungener Anruf kann «der Auftakt» zur neuen Stelle sein.
Das Thema «persönlich kontaktieren» begleitet meine Arbeit. «Wenn ich mich bewerbe – darf ich überhaupt anrufen, wie oft soll ich anrufen, wann soll ich am besten, was soll ich sagen?»… sind Fragen, die eine Stellensuche begleiten und für viele eine zusätzliche Hürde darstellen. Es herrscht Verwirrung, gut mit Abneigung durchdrängt.
Und was sage ich, wenn ich alle diese Fragen gestellt bekomme?
Kurz und klar: «Redet mit de Lüt»!
Die Angst «das Telefon in die Hand zu nehmen und anzurufen» ist bei den meisten meiner Klienten gross. Die Gründe «warum man es nicht machen sollte» vielfältig. Wie üblich gibt es zu diesem Thema zwei Nachrichten - eine schlechte und eine gute. Die schlechte Nachricht ist – es gibt kein «Zauber-Rezept», das den Erfolg eines persönlichen Kontaktes garantiert. Die gute Nachricht ist – die eigene Einstellung und das Vorgehen erhöhen die Erfolgschancen erheblich.
«Darf man überhaupt anrufen?»
Mit dieser Frage fangen die meisten Diskussionen zum Thema an. Wird mir diese gestellt, fällt mir selten etwas Besseres als Antwort ein, als die Gegenfrage «Warum denn nicht?». Ach ja – die HR’s sind sehr beschäftigt, haben keine Zeit, Lust sowieso nicht, und was wenn alle anrufen… etc. Somit kommen wir zum ersten, wichtigen Punkt – rufen Sie nie mit «dummen Fragen» an.
Was «dumme Fragen» sind? Ganz einfach – Fragen, die nichts mit dem Erfolg Ihrer Bewerbung bzw. mit Ihnen als Kandidaten zu tun haben. «Ist die Stelle noch frei?» oder «Darf ich Ihnen mein Dossier zustellen?» - sind so Fragen. Jedoch werden schätzungsweise in 9 von 10 Telefonaten ausschliesslich solche gestellt. Doch viel schlimmer ist die Tatsache, dass der zeitraubende Austausch solcher völlig nebensächlichen Informationen in 9 von 10 Fällen auch das einzige Ziel des Anrufers ist. Kein Wunder nerven solche «blöden Fragen» irgendwann…
Wenn Sie aber sog. «qualifizierte Fragen» haben, dann nur zu. Was eine «qualifizierte Frage» ist? Jede Frage, die sich ganz konkret auf Sie bezieht, kann als solche bezeichnet werden. Konkret bedeutet das: die Absicht Ihres Anrufes sollte einzig und allein dazu beitragen der anderen Person Gründe zu liefern um beurteilen zu können ob es sich lohnt, sich mit Ihrer Bewerbung näher zu beschäftigen oder nicht.
Ein Beispiel: «Sie erwarten gute Kenntnisse in Französisch. Meine beurteile ich als etwas verstaubt, weshalb ich gerne mehr über den Umfang des täglichen Einsatzes dieser Sprache erfahren möchte.». Merken Sie es? Es wird nicht einmal eine Frage gestellt, sondern ein Gespräch eröffnet. Das macht den Unterschied.
Und wie geht das? Nun ja, ich war schon immer ein grosser Gegner von sog. «Telefonskripten», quasi «sagt man auf der anderen Seite das, dann sagst Du das!»… Sowas war und ist in meinen Augen ein Blödsinn. Nach meiner Auffassung kann ein gutes Gespräch nie und niemals «nach Skript» ablaufen. Was aber nicht bedeuten sollte, dass Sie einfach drauf los anrufen und sich ausschliesslich in Spontanität üben. Womit wir zum zweiten wichtigen Punkt kommen:
Vorbereitung ist die «halbe Miete!»
Wenn Sie jemanden anrufen wollen, der weder auf Sie wartet, noch gerade jetzt mit Ihrem Anruf rechnet, sollten Sie davon ausgehen, dass man wenig Geduld aufbringen wird um herauszufinden «worum es geht»? Wird Ihnen einmal genau diese Frage gestellt, dann ist die Gesprächsatmosphäre schon geknickt. Deshalb ist der Einstieg ins Gespräch von immenser Wichtigkeit. Und diese muss klar, kurz, verständlich und ehrlich sein.
Wer sind Sie? Ein Versicherungsvermittler, der Lehrer aus der Schule des Kindes, die neue Kollegin aus der XY Abteilung, ein Journalist… oder jemand, der eine Stelle sucht?
Sie schmunzeln vielleicht und denken sich «na also, das ist doch klar». Und ich sage Ihnen: vergessen Sie es, nach etlichen «Rollenspielübungen» mit Klienten, garantiere ich Ihnen, dass das alles andere als klar (hörbar) ist. Der Einstieg hört sich höchstens so an «Ähhhmm, haben Sie einen Moment Zeit…» gefolgt von irgendwelchen Wirr-Warr-Aussagen. Manche Klienten vergessen dabei sogar zu atmen, so eilig haben sie es. Dabei «schiessen» sie ihr Geschwätz wie aus einem Sturmgewähr heraus. Daraus zu schliessen «Achtung, das ist ein Bewerber, der möglicherweise interessant ist» ist alles andere als deutlich. Dann warte ich höchstens ca. 15 Sekunden und stelle die Killer-Frage «Worum geht es, Herr/Frau…?». Bei einer Übung ist das kein Problem und bei manchen der Auftakt zur Verbesserung. Bei einem scharfen und wichtigen Anruf ist das sehr oft «The End».
Zum Thema «gute Vorbereitung» gebe ich immer wieder das gleiche Beispiel. Alle kennen Roger Federer. Ein Profi auf seinem Gebiet, der seines gleichen sucht. Können Sie sich nur für einen kurzen Moment vorstellen, wie Roger Federer sich vornimmt übermorgen an einem Tennisturnier teil zu nehmen und dann einfach den Tennisschläger in die Hand nimmt und den Tennis Court betritt?!? UNVORSTELLBAR, nicht wahr? Ein «Roger Federer» macht so was nicht, trotz dem Wissen, dass genau er möglicherweise auch so gewinnt. Aber nein, genau weil er ein Profi ist, wird alles bis zum aller letzten Detail minutiös vorbereitet. Nichts wird dem Zufall (und der Spontanität) überlassen.
Und was noch? Was macht der TOP-Profi Roger Federer noch, bevor er beim Turnier erscheint? Ja genau! Er trainiert, und trainiert, und trainiert… denn
Kein Meister ist vom Himmel gefallen!
Sie – denke ich – schon gar nicht. Anrufen stresst Sie. Es ist Ihnen viel lieber man ruft Sie an, als umgekehrt. Sie wissen nicht wirklich was und wie Sie es sagen sollen… Aber Sie, genau Sie, haben das Gefühl «Irgendwie wird das schon gehen», und nehmen mit dieser Einstellung auch den Hörer in die Hand. Dass es selten funktioniert ist selbsterklärend.
Und um mit dem «Roger Federer»-Beispiel abzuschliessen, muss auch gesagt werden, dass er niemals ein Spiel antritt mit dem Gedanken «machen wir mal, schauen wir mal was da rauskommt». Er geht und will siegen.
Manchmal verliert er trotzdem, was ihn nicht davon abhält, das nächste Spiel ins Auge zu fassen, sich dafür genauso penibel vorzubereiten, erneut hart zu trainieren und mit der Absicht zu Gewinnen anzutreten.
Oder mit anderen Worten, wenn Sie erfolgreich beim Bewerbungstelefonieren sein wollen, gilt es folgendes zu beachten:
Es gibt nichts was gegen ein gut geführtes Telefonat spricht, es sei denn Sie machen es miserabel.
Der Grund Ihres Anrufes sollte sich auf Sie, und nur auf Sie als Person beziehen. Wenn es Ihnen gelingt auf sich aufmerksam zu machen, die richtige Gesprächsstruktur/-ablauf und Worte zu finden um sich zu platzieren und «Bla-bla» zu eliminieren, sind Sie vielen Mitbewerbern stark überlegen.
Sie sollten genau wissen was Sie mit diesem Telefonat erreichen wollen. Je nach Vakanz, Kontaktperson, Bewerbungsmarkt (offen oder verdeckt), Bewerbungsphase, Thema etc. ist der Inhalt anders, doch Ihr Ziel bleibt gleich: Sie wollen ins Gespräch kommen bzw. bleiben und positiv auf sich aufmerksam machen.
Sie müssen auf das Gespräch bestens vorbereitet sein. Dabei halten Sie sich vorzugsweise an die drei Ks «kurz, klar und klug». Keines davon kann man einfach so, aus dem Stegreif. Profis sind deshalb Profis, weil sie nie unvorbereitet etwas Wichtiges angehen.
Wichtige Telefonate sollten im Vorfeld geübt werden. Vor dem Spiegel, mit jemandem der die Rolle des Angerufenen übernimmt, oder Sie nehmen sich auf Ihrem Mobiltelefon auf. Egal, Hauptsache ist - Sie «führen dieses Gespräch» laut und im O(riginal)-Ton durch. Mehrmals, bis insbesondere der Einstieg «sitzt». Nur durch laute Übung können Sie ihre Aussagen präzisieren und schärfen. Gelingt Ihnen der Einstieg, steigen die Chancen ein gutes Gespräch durchzuführen progressiv.
Doch vergessen Sie eines nicht, auch wenn Sie sich strikte an die Schritte 1 bis 5 gehalten haben, und das Telefonat trotzdem zu nichts geführt hat, dürfen Sie nicht aufgeben. Es ist nun mal so, dass am anderen Ende auch nur ein Mensch abnimmt. Ein Mensch mit seinem Charakter, Erziehung, Art, Kommunikationsfähigkeiten, Laune, Tagesform… Er oder sie kann es einfach nicht anders (und will es vielleicht auch gar nicht).
Sie schon! Das nächste Mal wird es besser. Garantiert!